Kurumsal yazışmalar kişisel veri içerir; bu yüzden e-posta altyapısı seçimi yalnızca teknik değil, hukuki bir konudur. Bu rehber, 6698 sayılı Kanun'un kurumsal e-posta için ne anlama geldiğini ve sağlayıcı seçerken nelere bakmanız gerektiğini genel hatlarıyla anlatıyor.
E-posta kutularınızdaki kişisel verilerden kurumunuz veri sorumlusu olarak sorumludur. Sağlayıcı seçerken verilerin nerede tutulduğunu, yurt dışına aktarım olup olmadığını, şifreleme, erişim kontrolü ve yedekleme tedbirlerini sorun ve bunları sözleşmeyle güvence altına alın. Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki görüş yerine geçmez.
KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu), kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her bilgiyi kişisel veri sayar. E-posta adresleri, imzalardaki telefon numaraları, yazışma içerikleri, sözleşme ve fatura ekleri bu kapsama girer. Bu verileri işleyen kurum veri sorumlusu, e-posta hizmetini sağlayan şirket ise çoğunlukla veri işleyen konumundadır. Kanun'un 12. maddesi uyarınca veri sorumlusu, uygun güvenlik düzeyini sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür ve bu tedbirlerden veri işleyenle birlikte müştereken sorumludur.
Sunucuların başka bir ülkede bulunması, Kanun'un 9. maddesindeki yurt dışına aktarım hükümlerini gündeme getirebilir. Bu durumda aktarımın yeterlilik kararı, uygun güvenceler (ör. standart sözleşme) ya da Kanun'da sayılan istisnalardan birine dayanması gerekir. Kendi durumunuz için hukuk danışmanınızın görüşünü almanızı öneririz.
| Soru | Neden önemli? |
|---|---|
| Veriler hangi ülkede ve veri merkezinde tutuluyor? | Yurt dışına aktarım hükümlerinin uygulanıp uygulanmadığını belirler. |
| Alt yükleniciler kimler? | Verilere erişebilecek üçüncü tarafları bilmeniz gerekir. |
| Şifreleme nasıl uygulanıyor? | İletimde ve depolamada şifreleme, temel teknik tedbirlerdendir. |
| Yedekleme ve geri dönüş nasıl? | Veri kaybı da bir güvenlik ihlalidir; yedek sıklığını ve saklama süresini öğrenin. |
| İhlal olursa ne zaman haber verilir? | Veri sorumlusu, ihlali Kurul'a ve ilgili kişilere en kısa sürede bildirmekle yükümlüdür. |
| Sözleşme bitince veriler ne olur? | Verilerin iadesi ve silinmesi yazılı olarak tanımlanmalıdır. |
Sağlayıcı ne olursa olsun, kurum içinde şu tedbirler riski belirgin biçimde azaltır: iki adımlı doğrulama, rol bazlı erişim ve ayrılan çalışanların hesaplarının hemen kapatılması, düzenli yedekleme, erişim kayıtlarının tutulması, SPF/DKIM/DMARC ile gönderim güvenliği ve çalışanlara oltalama (phishing) farkındalık eğitimi. Ayrıca kişisel veri içeren yazışmalar için saklama sürelerini belirleyip aydınlatma metinlerinizi güncel tutun. Sağlık, finans, hukuk ve e-ticaret gibi yoğun kişisel veri işleyen sektörlerde bu adımlar daha da önem kazanır.
Şifreli ve yedekli altyapı, Türkçe destek. Kullanıcı başına aylık ₺99; kurulum ve geçiş ücretsiz, mailleri biz taşırız.
📞 · Ücretsiz geçişEvet. E-posta adresleri, imzalar, yazışma içerikleri ve ekler çoğu zaman kişisel veri içerir. Bu verileri işleyen kurum, 6698 sayılı Kanun kapsamında veri sorumlusudur.
Genellikle veri işleyen konumundadır; verileri veri sorumlusu adına ve onun talimatlarıyla işler. Veri sorumlusu, veri işleyenle birlikte güvenlik tedbirlerinden müştereken sorumludur.
Bu durum KVKK'nın 9. maddesindeki yurt dışına aktarım hükümlerini gündeme getirebilir. Yeterlilik kararı, uygun güvenceler (ör. standart sözleşme) veya kanunda sayılan istisnalardan birine dayanılması gerekir. Somut durumunuz için hukuk danışmanınıza başvurun.
Veriler hangi ülkede ve hangi veri merkezinde tutuluyor, alt yükleniciler kimler, şifreleme ve yedekleme nasıl yapılıyor, veri ihlalinde bildirim süreci nasıl işliyor ve sözleşme bittiğinde veriler nasıl iade edilip siliniyor.
İletimde ve depolamada şifreleme, iki adımlı doğrulama, rol bazlı erişim, düzenli yedekleme, erişim kayıtlarının tutulması ve SPF/DKIM/DMARC ile gönderim güvenliği temel iyi uygulamalardır.
Kullanıcı başına aylık 99 TL. Kurulum ve mevcut maillerin taşınması ücretsizdir.
Kurulum + migrasyon ücretsiz. Kurumsal e-postaya kayıpsız geçiş, güvenli altyapı ve 7/24 Türkçe destek. Size özel teklif için hemen ulaşın.
