E-posta Arşivleme ve Yasal Saklama Yükümlülükleri

Ticari yazışmalar yalnızca operasyonel değil, hukuki bir kayıttır. E-posta arşivlemenin neden gerekli olduğu ve nasıl yapılacağı.

Kurumsal e-postalar çoğu zaman bir sözleşmenin, siparişin veya mutabakatın tek yazılı kanıtıdır. Bu nedenle e-posta arşivleme yalnızca düzen meselesi değil, hukuki bir gerekliliktir.

Neden arşivlemelisiniz?

Hukuki kanıt — bir anlaşmazlıkta yazışma delil niteliği taşır
Uyum — ticari kayıtların belirli süre saklanması gerekir
Süreklilik — çalışan ayrılsa bile kurumsal hafıza korunur
Geri kazanım — yanlışlıkla silinen mesajlara erişim

Arşivleme ile yedekleme farkı

Yedekleme, veri kaybına karşı bir kopya tutar. Arşivleme ise mesajları değiştirilemez biçimde, aranabilir şekilde uzun vadeli saklar. Hukuki ihtiyaçlar için arşivleme gerekir; yedekleme tek başına yeterli değildir.

Ne kadar saklanmalı?

Ticari ve mali kayıtlar için Türkiye'de genel saklama süreleri çoğunlukla birkaç yıldan on yıla kadar değişir. Sektörünüze ve belge türüne göre değişebileceğinden, mali müşaviriniz veya hukuk biriminizle süreyi netleştirmeniz önerilir.

Connect365, Türkiye'de barındırılan altyapısıyla e-postalarınızı KVKK uyumlu biçimde saklar; verileriniz yurt dışına çıkmaz.